Jakie są zasady rozliczania diet w podróży służbowej?

Zasady rozliczania diet w podróży służbowej

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem wielu zawodów, a związane z nimi wydatki, w tym diety, mogą stanowić istotny element rozliczeń finansowych. W Polsce zasady dotyczące diet w podróżach służbowych są określone w przepisach prawnych, które regulują te kwestie. Oto najważniejsze informacje, które powinieneś znać:

• Definicja diety: Dieta to świadczenie pieniężne, które ma na celu pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w trakcie jego podróży służbowej. Jest to forma rekompensaty za wydatki ponoszone przez pracownika w związku z brakiem możliwości spożywania posiłków w miejscu stałego zamieszkania.
• Wysokość diety: Wysokość diety jest regulowana przez przepisy prawa i uzależniona jest od miejsca odbywania podróży. W 2025 roku stawki diet krajowych wynoszą:
  • W przypadku podróży krajowej: 30 zł za dobę (w przypadku wyjazdów trwających powyżej 12 godzin, a do 24 godzin).
  • W przypadku wyjazdów trwających powyżej 24 godzin – 30 zł za pierwsze 24 godziny oraz 30 zł za każdą kolejną dobę.
  • W przypadku podróży zagranicznych wysokość diety ustalana jest na podstawie stawek określonych przez Ministerstwo Finansów i zależy od kraju docelowego.
• Ustalanie diety: Dieta jest przyznawana pracownikowi na podstawie planowanej długości podróży. Warto pamiętać, że dieta przysługuje także w sytuacji, gdy pracownik korzysta z posiłków zapewnionych przez pracodawcę lub zorganizowanych w ramach wyjazdu.
• Rozliczanie diet: Pracownik powinien złożyć rozliczenie wydatków wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi odbycie podróży służbowej. Rozliczenie powinno zawierać:
  • daty wyjazdu i powrotu,
  • miejsca odbywania podróży,
  • liczbę dni oraz godzin spędzonych w podróży,
  • informacje o ewentualnych posiłkach zapewnionych przez pracodawcę.
• Opodatkowanie diet: Zgodnie z przepisami prawa, dieta otrzymywana przez pracownika w ramach podróży służbowej do wysokości określonej przepisami jest zwolniona z podatku dochodowego. Jednakże, jeżeli pracownik otrzyma dietę wyższą niż określona kwota, nadwyżka będzie podlegała opodatkowaniu.

Podsumowując, zasady rozliczania diet w podróży służbowej są jasne i uregulowane prawnie. Warto jednak pamiętać, że każda firma może mieć własne procedury dotyczące rozliczeń, dlatego zawsze warto zapoznać się z wewnętrznymi regulacjami swojego pracodawcy.